Gaat de overheid Harry Potter inhuren?

Natuurlijk moet het bedrijfsleven de overheid informatie geven. Volgens die overheid verandert er niets als XBRL wordt ingevoerd 'omdat dezelfde informatie wordt gevraagd'. Maar dat is een drogreden.

Bij Lizatec krijgen wij elke drie maanden een formulier van het CBS waarin gevraagd wordt naar het aantal vacatures in Nederland. Vacatures hebben we genoeg. We zoeken de werknemers alleen niet in Nederland, maar in Rusland (www.lizatec.ru). Op het formulier vullen we dus nul vacatures in voor Nederland. Vervolgens zetten we een handtekening en sturen het formulier terug. De envelop en de postzegel betaalt het CBS. Ons kost het één minuut werk, dus stel twee euro per drie maanden. Dat maakt acht euro per jaar.

Als de overheid die informatie in XBRL-formaat wil hebben, moeten we voor onze nul vacatures een XBRL capable personeelsadministratiesysteem opzetten. Dat moeten we kopen (300 euro), laten installeren (300 euro) en testen. Elke maand vullen we dan een nul  in in de computer. Om de drie maanden verrichten we enkele moeilijke handelingen (20 euro) om daarna de gegevens op te sturen naar het CBS. Omdat het met XBRL automatisch gaat, zal het CBS de ondernemers wel elke maand om hun gegevens gaan vragen. Elke drie jaar moeten we het systeem weer installeren op een nieuwe computer. De totale kosten zijn nu 400 euro per jaar. 

Gegevens moeten wel in een computer zitten
Om iets in een XBRL-bestand te kunnen stoppen, moeten de gegevens in de computer beschikbaar zijn. In de meeste gevallen is dat niet het geval. Maar liefst 1/6 van het mkb heeft helemaal geen computeradministratie. De rest administreert hoogstens 25% in een computer.
En hoe moet je gegevens uit een computer halen als die er niet inzitten? Tijd voor Harry Potter.

Voorbeeld: Enkele jaren geleden hebben wij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) op hun kantoor in Heerlen, gedetailleerd, uiterst beleefd maar wel indringend, verteld welke type problemen gemeenten tegen zullen komen bij aanleveren van gegevens in XML. Men wist dus al in 2002 dat het fout zou gaan, maar het CBS  denderde met de oogkleppen op volle sterkte gewoon door.

Het eerste resultaat van de XBRL inspanningen staat  in de Computable van 16 april 2004: CBS wil informatie in Xbrl maar krijgt Excel

Veel bedrijven gebruiken Excel of een Access-programma voor factureren. Zij houden buitenlandse bankrekeningen bij in Excel en boeken het saldo eens per maand via het memoriaal. De accountant doet het grootboek. Bijna alle bedrijven kleiner dan 50 medewerkers werken op deze manier. Dat werkt prettig en snel.

Wil een bedrijf via XBRL zijn gegevens aanleveren, dan moet opeens alles integraal zijn geautomatiseerd. Immers, bij XBRL moet alles netjes in één bestand staan. De accountant doet de boekhouding niet meer, maar het bedrijf zelf.
En dat kost veel geld.

Informatie is een bedrijfsmiddel
Wij hebben een keer een consultant gesproken die  het verkeerd vond dat bedrijven niet met één knop op de computer alle gegevens bij de hand hebben. Het is pas 'goed management' als een bedrijf dat kan.  XBRL was zelfs nuttig omdat je aan 'continue rapportering' doet. Alsof bedrijven niets anders te doen hebben!
Wij hopen dat deze consultant door zijn klanten niet al te serieus wordt genomen. Want informatie is net zoals auto's een bedrijfsmiddel: het kost geld. En net zoals in een bedrijf zuinig wordt omgesprongen met autokosten, hoort er zuinig te worden omgesprongen met data.

80% heeft nog MSDOS
De overheid denkt ook nog dat alle bedrijven de laatste versie van boekhoudsoftware hebben. Dat is gek want de overheid loopt zelf vaak jaren achter met software. Nog in 2005 vroeg een ambtenaar ons een Word 95-bestand op te sturen omdat hij Word 2003 nog niet op zijn computer had staan. Het was wel ergens, maar hij was er nog niet aan toe gekomen het erop te zetten. 

In het mkb heb je hele volkstammen die voor hun administratie nog steeds met een pakket van MSDOS werken. Het gaat om maar liefst 80% van deze bedrijven. En wat is er tegen MSDOS? Het is snel, betrouwbaar en je hebt er geen muis voor nodig. 

Ivoren toren  
De overheid zit lekker weg te dromen in zijn ivoren toren: 'De XBRL-taxonomie verandert niets aan de administratie van de ondernemer'. Dat is gewoon niet waar. Alles verandert. De indeling van de jaarrekening verandert, net zoals de software. Er is meer administratief personeel nodig en accountants moeten meer controleren. Niet voor niets staan accountants juist achter XBRL: het levert hen veel meer omzet op.